Kennisbank
De waan van de dag doorbreken: 4 stappen voor ICT-teamleiders die nooit tijd hebben
Je hebt geen tijd voor teamontwikkeling. De sprint loopt, er staat een incident open, en er wacht een deadline die vandaag nog gehaald moet worden. Precies daardoor kom je nooit toe aan de dingen die op de lange termijn het verschil maken. Dit artikel geeft je vier stappen om dat patroon te doorbreken: doelen stellen, prioriteiten bepalen, vertrouwen geven en communiceren. Geen timemanagement-cursus, gewoon een vaste volgorde die je vandaag kunt toepassen.
Waarom de waan van de dag wint
Je bent teamleider geworden om je vak, niet om de hele dag brandjes te blussen. Toch gebeurt precies dat: je week wordt ingevuld door wat het hardst piept, niet door wat het belangrijkst is. Dat is geen falen van jouw kant. De kans is groot dat je “omhoog gevallen” bent: sterk in je vak, communicatief prima in orde, maar nooit opgeleid om leiding te geven aan mensen. Dus als een retro ontspoort of iemand voor de derde keer een deadline mist, val je terug op reageren in plaats van sturen.
Het probleem is niet dat je te weinig uren hebt. Het probleem is dat er geen vaste structuur is die je dwingt om vooruit te kijken. De volgende vier stappen geven je die structuur terug, in deze volgorde.
De vier stappen in het kort
Vier stappen brengen structuur terug in je week: doelen stellen, prioriteiten bepalen, vertrouwen geven en communiceren. Ze werken het best in deze volgorde, want zonder doel weet je niet wat prioriteit heeft, en zonder heldere prioriteiten blijf je zelf alles vasthouden.
- Doelen stellen. Een klein, concreet doel voor je eigen ontwikkeling als leider en voor die van je team, iets dat je in één zin kunt uitspreken.
- Prioriteiten bepalen. Een vast onderscheid tussen wat urgent is en wat belangrijk is, zodat niet meer bepaalt wie het hardst roept. Hieronder ga ik hier verder op in.
- Vertrouwen geven. Taken en beslissingen echt overdragen, inclusief de ruimte om het anders te doen dan jij het zou doen.
- Communiceren. Een vaste structuur voor contact met je team, in plaats van alleen praten als er iets misgaat.
Prioriteiten bepalen: de stap waar de meeste winst zit
Met een doel voor ogen wordt de volgende vraag: wat verdient vandaag je aandacht, en wat kan wachten of naar iemand anders? De meeste teamleiders die ik spreek, doen dit op gevoel, en dat gevoel wordt gestuurd door wie het hardst roept, niet door wat het belangrijkst is.
Een vast onderscheid tussen urgent en belangrijk voorkomt dat. Werk dat urgent én belangrijk is, doe je vandaag. Werk dat belangrijk is maar niet urgent, zoals een functioneringsgesprek voorbereiden of een opvolger klaarstomen, plan je bewust in, want dat werk verdwijnt anders altijd naar volgende week. Werk dat urgent voelt maar niet belangrijk is, delegeer je. En werk dat geen van beide is, laat je gewoon liggen. Ik gebruik hiervoor zelf de Eisenhower Matrix: een simpel schema met vier vakken dat in twee minuten duidelijk maakt waar je tijd naartoe zou moeten gaan.
Zelf verder
De andere drie stappen, doelen stellen, vertrouwen geven en communiceren, werk ik verder uit in mijn gratis e-book Doorbreek de waan van de dag in vier stappen.
Wil je weten waar jouw team nu al staat op deze vier punten, en waar de grootste winst te behalen valt? Doorloop dan het gratis Team Groei Kompas: in een kwartier tijd krijg je daar al zicht op.
Download het gratis e-book
Doorbreek de waan van de dag in vier stappen: doelen stellen, prioriteiten bepalen, vertrouwen geven en communiceren.